各位暴风中的旅行者你们好，我是木子。欢迎来到生命管理课程的第六期，这节课我们来探讨一下流程管理。所谓的流程就是一系列任务的组合，我们的生活中充斥着很多繁琐的碎片化任务。我来举个例子啊，你现在能够立刻回想起自己的资产状况吗？明天突然有个工作的面试，该怎么快速准备呢？买衣服的时候要选尺码，你的三维是多少？这些问题乍一看好像没啥联系，但他们都有个底层的共性，那就是需要你重复调用信息。
这可能是你每天都得坚持的一个习惯，也可能是你每隔一周一个月才会需要回顾的一段记忆。这个间隔越久，执行起来的效率往往会越低，因为你需要费很大的力气才能回想起来自己上次究竟干了啥。比如说你每隔三个月需要看一看自己的资产情况，但又缺乏系统的记录和管理。很多的银行账户密码你可能都忘了，你还得重新改密码，重新登录邮箱，再点进去寻找对应的信息。我们的生活中就充斥着这样的例子。
流程管理的目的就是为了让你更加方便地调用这些信息，从而节省更多的时间。想要系统的进行流程管理，其实最难的不是管理本身，而是发掘有哪些流程比较适合被管理。你可能和很多人一样，活在一种被动响应的模式里，别人提了要求你就去干，也很少有机会去主动思考如何优化自己的资源分配。这就导致你的生活里处处充满了隐秘的效率黑洞。我们可以通过几个问题来反思一下，这些效率黑洞都藏在哪儿。
第一，我经常因为什么事情迟到或者烦恼。第二，有什么是我经常被问到而且总记不住的事情。第三，有什么是我长期想要改进的事情？
比如说你定期会采购食材，牛奶、鸡蛋、蔬菜等等，但每一次你都得回想具体需要买什么啊，还剩多少，保质期怎么样，非常麻烦，有优化空间。你经常给朋友们计划聚会，但是每次你都得重新回想可以去哪儿，怎么预定，怎么付款记账，非常麻烦，有优化空间。体检的时候你可能会想看看和上次相比的变化，但之前的体检结果你都不知道放哪了，还得去找对应的文件，非常麻烦，有优化空间。哎，这个时候你就需要一定的管理了。
我们把流程管理分成两个部分。第一部分通过记录把一件复杂临时的任务变成一个简单稳定的流程。第二呢我们通过各种各样的工具来降低这个流程所占用的时间。想要系统的记录流程，最需要的就是结构化思维。
所谓的结构化思维就是有逻辑的组织信息来发掘事物间的共性，再用同一套方法去面对不同的问题。让我们以这个面试准备作为一个例子啊，你最近在疯狂的申请各种各样的工作，有很多面试需要准备。一个拥有结构化思维的人会找一张纸，然后在上面画个表格，表格的竖项列出面试能被考到的问题种类。比如说行业问题，你觉得未来游戏行业的十大趋势是什么？公司问题，你为什么想要加入我们公司？和个人经历问题，你一般会怎么推动一个项目的落地。表格的横向呢可以列出面试的各种时间节点。比如说公司 A 公司 B 它代表了你每次需要调用这个框架的契机。列好之后我们就可以观察一下每行的东西是恒定的还是会变化的呢？如果是恒定的那我们就可以单独拆出来作为一个常青的知识库放着。
所谓的常青就是你你可以一直放在那儿，而然后每隔一阵子去维护一下。比如面试的时候，公司行业的问题可能是会变的对吧？你每次申请的公司都不一样，但个人经历的问题不怎么会变。无论什么公司考核的都是你的谈吐、团队协作能力、领导力等等，这些问题你可能都能提前想到了，那你就可以专门准备个笔记，叫做个人经历问题，里面都是你对这些问题的标准答案。再比如说你在旅游的时候，你的目的地肯定是会变的，你的行程肯定是会变的，但是要带的行李清单不怎么会变。电子产品、充电器、衣服、护肤品，这些都是可以提前想到的事情。那你就可以把心理清单也变成一个常情的文档。
另一方面，每次都变化的模块可以被做成模板。在我们刚刚提到面试准备的例子里，你把每一次的面试拆成行业问题、公司问题，然后根据具体申请的公司来填写里面的内容就是一种模板。大家现在看到的截图就是我用同一份模板所创造的将近 20 份不同公司的面试准备。总结来说，我们需要用结构化思维来拆分问题，不变的部分做成常青文档，变化的部分做成模板。那么问题来了，这一切的起点，结构化思维是如何建立的呢？最好的方法就是先把你所有相关的想法都写下来，尽可能全面的列出各种各样的要点，然后在不同的概念之间找到关联进行分类。这个分类最好尽量遵循 ME原则，ME的全称是 mutually exclusive，collectively exhaustive, 意思就是相互独立，完全穷尽。如果你的分组之间没有任何的重叠，也没有任何的遗漏，哎，那就是一个非常理想的状态了。接下来我们可以概括一下每个分组的要点，提炼最终的框架。总结起来想要找到好的框架和模板，分三个部分，头脑风暴、分组、连线和提炼结构。
让我们来实际应用一下。你比如说最近在纠结要不要搬到一个新的城市，在头脑风暴阶段，你找到一张纸在上面写我喜欢挑战，我喜欢新事物，然后我喜欢娱乐项目。然后你发现喜欢挑战和喜欢新事物可以放到一个篓子里，呃，娱乐项目和比如说生活便利可以放到另外一个篓子里。最后你就能得出一个相对结构化的框架，个人偏好、生活便利度和就业选择。所以多记笔记肯定是有好处的。你记得越多，你能用来找出关联的素材也就越多。光是找到流程建立框架，就已经能给大脑减轻不少的负担了。你不再需要耗费能量去死命的回忆过去的信息，而是可以打开电脑直接提取总结好的长景笔记和模板。
但想要节省更多的时间，我们就得重新设计一下这些流程。给流程提效这块呢，我基于自己的经验和掌控习惯等一系列梳理的分享，把常见的方法归纳成了原创的SAOBA框架。不要太在意这个简称啊。
首先SAOBA第一个 simple 简单化，一个流程一个习惯。如果总是跑不通，那有可能是太复杂了。你需要从里面去掉不必要的部分，或者换掉最容易卡壳的部分。假设你有一个健身的流程，最初的运动计划是每周去健身房撸铁，但去健身房还要坐三站地铁，还得洗澡换衣服，这就让你最后很没动力。那么前往健身房的交通就是这个流程里的卡点。你还不如把事情简单化一点，改成在家里做健身操。简单的习惯往往需要你主动降低标准。在家里做操可能和你一开始速成肌肉猛男的幻想格格不入，但是能够坚持下来的流程才是一个好流程。完美主义是建立习惯最大的敌人，没有之一。
第二个方法是 automatic 自动化，把流程中的一些任务交给软件来负责。拿我自己举个例子啊，我个人的生命管理模板一直会放在网站上去卖。以前的我每次发货都得自己复制粘贴对应的链接，不仅效率非常的低，脑子不好使的时候还特别容易出错。于是我后来就找到了一个叫奥特曼的浏览器插件，把这个部分自动化了。它能够根据我一开始给它定的各种规则来主动点击各个键。那么现在的我呢只需要按最开始的那个键，软件就能自动侦测到大家买了什么，然后选择对应的链接发送给顾客。自动化的具体操作这块我们也会在让记录轻松快乐这节课里详细讲到。
第三是 obvious 明显化，把流程相关的信息放在更明显的位置。我们活在一个信息过剩的时代，短视频广告各种诱惑实在是太多了。如果你非常关心一个流程，那你就得把代表这个流程的信息非常显而易见的展示出来。比如说你想建立饭后吃药的习惯，那就把药放在饭桌上随时可以看到，而不是把药放在柜子里，久而久之这个类型的习惯就会自然的融入到你的生活中。
第四步，batched 批量化，把不同流程里类似的任务放到一起来执行。比如说你有好几个流程都涉及到回复微信消息这个任务，那最理想的状态就是你专门腾出 1 个小时一口气回完所有的信息。有人可能要问了，阿木子为什么这些事情不能分开来做呢？那是因为脑科学里有个概念叫做切换成本效应 switch cost effect。我们每一次切换任务的时候，都会给大脑造成隐藏的负担。比如说你在搞任务 A 的时候，突然干了一会儿任务 B 下一次回到任务 A 的时候，你的大脑就得花时间重启所有关于任务 A 的思考回路。深度工作最忌讳的就是分神，你看起来只是玩了五分钟的手机，但把思维重新拽回来的时间会远远超过五分钟。这也就是为什么研究表明办公室里的各种干扰源平均会导致每人每天浪费二点 1 个小时。员工呢每专注了 11 分钟就会被打断一次，被打断之后却需要 25 分钟才能拉回注意力。
优化流程的最后一个方法是 allocate 分配，将一些耗时的任务外包给别人。当然对很多打工人来说，雇别人来干活听起来可能会有些奇怪啊，都是别人分配任务给我，哪有我分配任务给别人的道理呢？但你的时间其实都是有代价的。如果你觉得自己的每个小时值 20 块，而有人愿意每个小时十块钱帮你做家务，而你自己又不是非常喜欢做家务，那你理论上就可以请别人来帮你做家务，然后把自己的精力投入到回报更高的事情上。
好，以上就是SAOBA系统里的所有工具简单化、自动化、明显化、批量化和分配任务。使用SAOBA的时候呢，你必须得把自己想象成人生的一个设计师。当然我们生活中也充斥着很多无法改变、无法设计的事情。比如说你必须得上班，你必须得住在某个地方，但这恰恰是为什么我们更需要设计思维。人生设计课把我们无法改变的问题定义为重力问题。如果它不能被解决，那么它其实就不是一个问题，它是环境。我们必须得把环境作为生活的一部分，去设计剩下的部分，并从中找到属于自己的最优解。然后你就会发现在生活中其实还是有很多可以优化的地方的。
让我们试着把SAOBA应用在生活中一件最小的事情上，看看效果。哎，你每天早上起来是不是得进行一系列洗漱的流程啊？这个早晨的流程有没有什么可以优化的空间呢？简单化啊，可能是你原本计划每天早上起来去健身房，但是后来发现实在是太麻烦了。像我们刚刚举的例子一样，那你就可以退而求其次，决定改成在家里做 hit 自动化。你可以搞个智能家居，给任务定时设置咖啡机，到点之后就自动煮咖啡，或者设置早上太阳出来之后窗帘就自动打开等等明显化。你可以把早上所有的物品都集中在同一个地方，比如说衣服、药、牙刷、剃须刀、化妆品等等，不要把它们放在家里的各个位置，这样你就可以省去找东西而浪费的时间。批量化。你可以在周末做好接下来几天的早餐，工作日的话热一热就能立刻吃了。如果你觉得做早餐配不上你的时间，那你就可以分配任务，通过订外卖把这个部分外包出去。
好，让我们总结一下这节课的内容啊，我们探讨了通过记录和管理流程来提高生产力的重要性，详细介绍了识别流程、创建模板和优化流程的方法。我们的这个原创的SAOBA框架，包括简单化、自动化、明显化、批量化和分配任务。通过这些方法，你一定能节省下更多的时间去投入到更重要的事情中。
到这里我们理论篇的四个模块已经全部结束，辛苦了。在下一期我们会开启这个教程的第二部分，来聊聊生命管理的实践篇，如何选择自己的笔记软件，搭建 ob 模板等等。这个部分会非常有意思，希望还能见到你好的，各位，我们下节课见。